Arşiv Sarf Malzemeleri

Kurumların yapısı, işleyişi, gereksinimleri, olanakları, depo konumları, hangi materyallerin kullanılacağını belirler. Ancak kullanılacak materyallerin seçimi önemlidir.

Arşiv kutusu, koli, klasör, dosya, polipropilen dosya, renkli kod dosyası, etiket, açık raf sistemi, kapaklı çelik dolaplar, kompakt raf sistemi, harita dolabı, askılı dosya dolabı, evrak imha makinesi, klasör sütunu, bilgisayar, yazıcı, faks, tarayıcı, barkod yazıcı ve okuyucuları vb. malzemeler, kurumların arşiv hizmetlerinde ihtiyaç duydukları temel materyaller arasında yer alır.

ARŞİV KUTUSU

Arşiv kutuları ile arşiv malzemenizi güneş ışınları, nem, toz, mikro organizmalar ve çeşitli haşereler gibi dış etkenlerden koruyabilirsiniz. Yangın, su baskını, deprem gibi doğal afetlerde belgelerinizin uğrayabileceği zararları minimum düzeye indirgeyebilirsiniz.

Deponuza girebilecek yetkisiz kişilerin belgelere direkt ulaşımını engelleyebilirsiniz. Arşiv kutuları içlerine yerleştirilecek materyali uzun süre saklayıp koruyabilmesi için yeterince dayanıklı olmalıdır.

Arşiv standartlarına uygun olarak hazırlanmış arşiv kutuları, kurumların ürettiği dokümanların özellikleri göz önünde bulundurularak özel olarak tasarlanmaktadır.

RENKLİ KOD SİSTEMİ

Resmi veya özel kurumların arşivlerinin büyük bir kısmı Vaka Dosyaları’ndan oluşmaktadır. Kurum arşivlerinin genelde %80’inden fazlasını oluşturan vaka dosyaları için en çarpıcı örnekler; personel sicil dosyaları, sağlık kuruluşlarının hasta dosyaları, belediyelerin emlak vergisi dosyaları, sivil toplum kuruluşlarının üyelik dosyaları ve müşteri dosyalarıdır.

Bu tür dokümanlarınızı dünya arşiv otoritelerince kabul edilmiş bir yöntem olan Renkli Kod Sistemi’nin alfabetik, nümerik, alfa nümerik ve kronolojik sistemlerinden kurumunuzun işleyişine en uygun olanı ile düzenleyebilirsiniz.

Böylece, dosyalarınızın kaybolma riskleri ortadan kalkacağı gibi yanlış yere konulması olasılığı da minimuma indirgenecek ve dosyalarınıza hızlı erişim sağlanacaktır.

Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt Ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi’nde, Sağlık Bakanlığı’na bağlı kuruluşlarda en az 20 yıl süre ile saklanması zorunlu olan hasta dosyalarının Renkli Kod Sistemine uygun olarak düzenlenmesi belirtilmiştir.

KOMPAKT RAF SİSTEMİ

Yoğun raf olarak da adlandırılan bu sistemde, çelik raflar raylar üzerinde hareket ederek birbiri üzerine kapanmakta ve belge depolama açısından her m2’de maksimum yoğunluk sağlamaktadır.

Açık raf sistemine göre büyük oranda yer tasarrufu sağlamakla birlikte yaklaşık 5 katı daha fazla maliyetlidir. Ancak, yangın, su baskını ve güvenlik konularında tam güvenli olmasının yanı sıra büyük alanlarda yer kayıplarını sıfıra indirmektedir.

Yapısal özelliği nedeniyle çok ağır olan kompakt raf sistemi kurulmadan önce binanın durumu statik olarak göz önünde bulundurulmalıdır.

AÇIK RAF SİSTEMİ

Kurumların arşivlerinde en çok tercih ettiği raf malzemesi açık raf olarak da adlandırılan çelik raflardır. Maliyetinin diğer raf sistemlerine göre daha düşük olması ve istenildiğinde farklı mekânlara adapte edilebilme özelliği nedeniyle kurumlar açısından tercih unsurudur.

Açık raf sistemi, arşiv kutuları ile birlikte kullanılmalıdır. Klasör veya dosyaların raflara kutulama yapılarak yerleştirilmesiyle, dış etkenlerle doğal afetlerin dokümanlarınıza verebileceği zararlar minimuma indirgenecektir.

HARİTA DOLAPLARI

Haritalar, planlar ve afişler katlanarak korunmamalıdır. Bu tür materyallerin özelliklerine uygun koruma ve saklama malzemeleri kullanılmalıdır. 1.50 x 1.21 m. den daha küçük ebatta olan harita ve planlar özel olarak tasarlanmış dolaplarda ve çubuklara asılmış olarak dikey bir şekilde saklanırlar.

Harita ve planların bu yöntemle tasnifi kolaylaşacağı gibi yıpranmadan korunmaları da sağlanır. Harita, plan ve afişlerin korunmasında diğer bir yöntem ise yatay çekmeceler içinde saklanmalarıdır.

Daha çok büyük boyutlu materyaller için tercih edilen bu yöntemde söz konusu malzeme düz yayılmış ve aralarına kâğıt konulmuş şekilde veya rulolar halinde çekmecelere yerleştirilir.

ÇELİK DOLAPLAR

Genellikle bürolarda tercih edilmektedir. Arşiv alanlarında yükseklik açısından yer kaybına neden olmaktadır.

Ancak kilitli olması nedeniyle, bazı kurumların büro-arşiv olarak kullanılan daha küçük mekânlarında, birtakım özelliklere sahip dokümanlar veya gizli belge grupları için güvenlik açısından tavsiye edilmektedir.

KLASÖR SÜTUNU

Daha çok ofislerde standart tipteki klasörler için kullanılmaktadır. Görsel ve estetik boyutunun yanı sıra kolay ulaşım ve yer tasarrufu da sağlamaktadır.